ขั้นตอนการปฏิบัติงาน : การขายสินค้าช่องทางหน่วยรถ

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน : การขายสินค้าช่องทางหน่วยรถ 
บริษัท อุยเฮงเฮลท์คอนซูมเมอร์ จำกัด Planning and Internal Control Dept.
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน : การขายสินค้าช่องทางหน่วยรถ ระเบียบปฏิบัตินี้ จัดทำขึ้นเพื่อกำหนดแนวทางและข้อกำหนดการปฏิบัติงาน เพื่อแสดงให้เห็นถึงบทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบ และการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการอธิบายถึงขั้นตอนการปฏิบัติงาน การตรวจสอบ ควบคุม ให้เป็นไปตามนโยบายของบริษัทฯ เอกสารประกอบบิลขาย เอกสารเป็นชุด 1 ชุดมี 4 ฉบับ ดังนี้
ฉบับที่ 1 สีขาว ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน/ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี สำหรับลูกค้า
ฉบับที่ 2 สีชมพู สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี สำหรับแผนกบัญชี
ฉบับที่ 3 สีเหลือง สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี สำหรับแผนกการเงิน
ฉบับที่ 4 สีฟ้า สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี แนบเล่ม สำหรับพนักงานขายใช้ตรวจกับสินค้าคงเหลือ
เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายฯ คือ
1. ใบจัดสินค้าขึ้นหน่วยรถ ต้น Trip แยกตามเดือน แยกตามหน่วยรถ
2. รายงานบิลถึงกำหนดชำระ (ใบส่งเงิน)
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
1.พนักงานขายกรอกรายละเอียดสินค้าที่ต้องนำไปขายในแต่ละเดือนในเอกสารใบจัดสินค้าขึ้นหน่วยรถ ต้น Trip โดยใส่ วันที่ และ เซ็นชื่อผู้ขอเบิก และส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ โดยผู้จัดการขาย ก่อนส่งเอกสารใบจัดสินค้าฯ ที่แผนกบริหารงานขาย
2.เจ้าหน้าที่บริหารงานขายทำการโอนสินค้าตามเอกสารใบจัดสินค้าฯ จากคลัง DC 5 ไปยัง คลังหน่วยรถต่างๆ พร้อมจัดพิมพ์ใบโอนย้าย (MO) ให้ผู้มีอำนาจเซ็นอนุมัติ โดยผู้จัดการขาย และส่งเอกสารใบจัดสินค้าฯ และเอกสารใบโอนย้าย (MO) ที่ได้รับการอนุมัติแล้วไปยังแผนกคลังสินค้า หากพนักงานขายต้องการสินค้าขายเพิ่มระหว่างเดือน ดำเนินการกรอกรายละเอียดสินค้าในเอกสารใบจัดสินค้าฯ พร้อมจัดทำใบโอนย้าย (MO) โดยเจ้าหน้าที่บริหารงานขาย อนุมัติโดยผู้จัดการขาย หรือ ผู้จัดการคลังสินค้า (กรณีผู้จัดการขายไปปฏิบัติงานนอกบริษัทฯ )
3.เจ้าหน้าที่คลังสินค้าทำการตรวจสอบเอกสารใบโอนย้าย (MO) กับเอกสารใบจัดสินค้าฯ อีกครั้ง เมื่อถูกต้องตรงกันจึงทำการจัดสินค้าตามเอกสารใบโอนย้าย พร้อมเซ็นชื่อผู้จัดสินค้า และการทำตรวจสอบอีกครั้ง พร้อมเซ็นชื่อผู้ตรวจสอบ ก่อนส่งสินค้าขึ้นหน่วยรถ หรือออกจากคลังสินค้า
4.พนักงานขายตรวจสอบสินค้าตามเอกสารใบจัดสินค้าฯ ทั้งจำนวนและรายละเอียดสินค้า เพื่อนำสินค้าขึ้นรถ (กรณีสินค้าไม่มี ณ วันที่ออก Trip พนักงานขายต้องแจ้งสถานที่จัดส่งสินค้า และวันเวลาให้ชัดเจนกับเจ้าหน้าที่บริหารงานขาย เพื่อทางคลังสินค้าจะทำการจัดส่งสินค้าตามไป ณ สถานที่ๆ ระบุภายในระยะเวลาที่กำหนดนั้น)
5.พนักงานขายทำการขายสินค้า โดยเปิดบิลขาย ระบุชื่อ , ที่อยู่ลูกค้า , ชื่อสินค้า , จำนวนและราคาสินค้าให้ถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ ถือเป็นการขายสดและขายขาดไม่รับคืนสินค้า (กรณีลูกค้าต้องการเปลี่ยนสินค้า มูคค่าสินค้าที่เปลี่ยนต้องไม่เกินมูลค่าสินค้าที่ขายในบิลเท่านั้น) ราคาขายหรือสินค้าชดเชย ตามที่ระบุใน Price List ประจำเดือน หรือตามกิจกรรมส่งเสริมการขาย ณ ช่วงเวลานั้นๆ (ตามลำดับ) หากบริษัทฯ มีการปรับเปลี่ยนรูปโฉมใหม่ของสินค้า อนุโลมให้รับคืนสินค้าโฉมเก่าได้ในราคาขายสินค้าโฉมเก่า และเปิดบิลขายสินค้าโฉมใหม่ทันที ในราคาขายสินค้าโฉมใหม่เมื่อลูกค้ายอมจ่ายส่วนต่างราคาเท่านั้น
6.พนักงานขายจัดสินค้าตามบิลขายและนำส่งสินค้ากับบิลขาย ให้ลูกค้าๆ เพื่อเซ็นรับสินค้าในบิลขาย โดยแยกบิลขายฉบับที่ 1 สีขาว ให้ลูกค้า พร้อมเก็บเงินหลังการขายเสร็จสิ้นทันที
7.พนักงานขายจัดทำใบส่งเงินแนบดร๊าฟ ,บิลขาย ฉบับที่ 2สีชมพู และ ฉบับที่ 3สีเหลือง ใส่ซองส่งเข้าบริษัทฯ ทุก 3 วัน/ซอง (ในวันเข้า Tripพนักงานขายรายงานใบส่งเงินสดที่แผนกการเงินพร้อมแนบบิลขายฯ และเงินสดที่ถือเข้าบริษัทฯ เป็นรายการขายไม่เกิน 3 วัน ก่อนเข้าบริษัทฯ เท่านั้น)
8.เจ้าหน้าที่แผนกการเงินตรวจสอบจำนวนเงินที่ได้รับตามใบส่งเงินกับบิลขาย เมื่อถูกต้องครบถ้วนจึงบันทึกรับเงินเข้าระบบ และส่งต้นฉบับใบส่งเงิน กับบิลขาย ฉบับที่ 2 สีชมพู ให้แผนกบริหารงานขาย โดยเก็บบิลขาย ฉบับที่ 3 สีเหลืองและสำเนาใบส่งเงิน แนบรายงานแสดงยอดรับจ่ายประจำวัน (Petty Cash) ซี่งรายงานดังกล่าวจะจัดส่งแผนกแผนงานและควบคุมภายในเพื่อตรวจสอบเงินสดในแต่ละวัน และส่งต่อแผนกบัญชีเพื่อจัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน
9.เจ้าหน้าที่แผนกบริหารงานขายทำการเปิดบิลขายประเภทบิล CV ตามรายละเอียดบิลขายในใบส่งเงินที่คลังหน่วยรถของแต่ละคัน จัดพิมพ์รายงานบิลขายประจำวัน (Report No.Xmain-0082) แยกตามวันที่ใบส่งเงิน แยกตามพนักงานขาย ส่งให้แผนกบัญชีพร้อมกับใบส่งเงิน เพื่อบันทึกบัญชีรับเงินสด และจัดพิมพ์รายงานประจำวันรวม (Report No.Coin-0018) พร้อมกับบิลขาย ฉบับที่ 2 สีชมพู ส่งให้แผนกแผนงานและควบคุมภายใน เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ ของการขายหน่วยรถ แล้วจึงจัดส่งบิลขาย ฉบับที่ 2 สีชมพู ให้แผนกบัญชีจัดเก็บไว้เป็นหลักฐานในแฟ้มใบกำกับภาษีขาย การขายสินค้าทุกประเภท ทุกช่องทางการขาย ต้องทำการเปิดบิลขายภายในวัน/เดือน/ปี ที่เกิดรายการขายจริง หรือวันที่ส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าหรือผู้ซื้อ
10.ในวันกลับ Trip ของพนักงานขายหน่วยรถ ก่อนวันเข้าบริษัทฯ 1 วัน (ปกติวันกลับ Trip วันที่ 27 หรือ 28ของเดือน ซึ่งฝ่ายขายได้กำหนดล่วงหน้าไว้แล้ว) เพื่อเคลียร์สินค้าคืนที่คลังสินค้า โดย
    10.1 ในวันกลับ Trip ถ้าตรงกับวันหยุดเสาร์ - อาทิตย์ หรือวันหยุดนักขัตฤกติ ในวันจันทร์ หรือวันทำการถัดไป ให้เข้า คลังสินค้า และรีบมาส่งเงินที่แผนกการเงินก่อนเวลา 15.00 น. 
    10.2 ในวันกลับ Trip ถ้าตรงกับวันจันทร์ – ศุกร์ ให้เข้าบริษัทฯ ส่งเงินที่แผนกการเงินก่อนเวลา 10.00 น. (ให้ถือปฏิบัติเหมือนพนักงานขายเครดิต-ตจว.) 
11.การส่งเงินในวันแรกของการเข้าบริษัทฯ ของพนักงานขาย เจ้าหน้าที่แผนกการเงินปฏิบัติเช่นเดียวกับข้อ 8. หากไม่ส่งเงินตามวัน เวลา ที่กำหนดดังกล่าว เจ้าหน้าที่แผนกการเงินต้องแจ้งให้ผู้จัดการเขตการขาย และผู้จัดการขาย (ต้นสังกัด)ทราบ เพื่อติดตามพนักงานขายให้ส่งเอกสารใบส่งเงิน ,บิลขาย และเงินสด ในทันทีที่รับทราบ ซึ่งผลของการติดตามเกิดขึ้นได้ 3 กรณีดังนี้ 
    11.1 พนักงานขายนำใบส่งเงิน ,บิลขาย และเงินสด ให้ดำเนินการตามข้อ 8 ,ข้อ 9
    11.2พนักงานขายนำใบส่งเงินและบิลขาย แต่ไม่สามารถส่งเงินสดที่เจ้าหน้าที่แผนกการเงินได้ ให้ผู้จัดการเขต ขายหรือผู้จัดการขาย นำเอกสารใบส่งเงินและบิลขาย ฉบับที่ 3 สีเหลือง พร้อมแนบหนังสือแจ้งเรื่องที่เกิดขึ้น ที่แผนกกฎหมายเพื่อดำเนินการทางกฎหมาย และบิลขาย ฉบับที่ 2สีชมพู ส่งแผนกบริหารงานขายเพื่อดำเนินการตามข้อ 9.
    11.3 พนักงานขายไม่เข้าบริษัทฯ ติดตามตัวไม่ได้ ให้ผู้จัดการเขตการขายหรือผู้จัดการขาย ประสานงานกับผู้จัดการคลังสินค้า และเจ้าหน้าที่บริหารงานขาย เกี่ยวกับจำนวน มูลค่า ของสินค้าที่สูญหาย และทำการเปิดบิลขาย เก็บเงิน ตามจำนวน และมูลค่าสินค้า กับพนักงานขาย (ตามลำดับ) พร้อมนำบิลขาย ฉบับที่ 3 สีเหลืองแนบหนังสือแจ้งเรื่องดังกล่าว ที่แผนกกฎหมายฯ ในเดือนที่เกิดรายการ และบิลขาย ฉบับที่ 2 สีชมพู ส่งแผนกแผนงานและควบคุมภายในเพื่อดำเนินการตามข้อ 9. ซึ่งการกระทำของข้อ 11. เป็นการกระทำผิดต่อระเบียบวินัยของบริษัทฯ ต้องโทษทางวินัย
12.กรณีที่เจ้าหน้าที่บริหารงานขายทำการเปิดบิลขายฯ เสร็จสิ้นภายในเดือนที่เกิดรายการขายจริงเรียบร้อยแล้ว หากมีผลต่างเกิดขึ้น สินค้าจริงมีมากกว่าสินค้าในคลังหน่วยรถหรือสินค้าจริงมีน้อยกว่าสินค้าในคลังหน่วยรถ ให้เจ้าหน้าที่คลังสินค้าดำเนินการตรวจสอบ ตรวจนับสินค้าอีกครั้งก่อนทำการรับเข้า (SI) หรือเปิดบิลขายและเก็บเงินกับพนักงานขายหน่วยนั้นๆ (ตามลำดับ) ทั้งนี้ บริษัทฯ อนุโลมที่จะปรับปรุงยอดสินค้าให้เฉพาะสินค้ากลุ่มเดียวกันที่มีจำนวน และ มูลค่าเดียวกันเท่านั้น หากพนักงานขายเริ่มปฏิบัติงานในเดือนแรก บริษัทฯ อนุโลมให้ทำการเบิกออก (SO) โดยอ้างอิงเลขที่การรับเข้า (SI) เนื่องจากไม่ชำนาญในเรื่องตัวสินค้าทำให้จัดสินค้าสลับได้ แล้วจึงทำการโอนสินค้าจากคลังหน่วยรถคืนคลัง DC 5 ขั้นตอนการปฏิบัติงานนี้ ถือเป็นกฎระเบียบของบริษัทฯ ควรถือปฏิบัติอย่างเคร่งครัด หากไม่ปฏิบัติตามโดยปราศจากเหตุผลอันสมควร บริษัทฯ ถือว่าฝ่าฝืนกฎระเบียบ ซึ่งจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนว่าด้วยการลงโทษทางวินัยต่อไป (โทษทางวินัยมีอยู่ 5 อย่าง คือ ตักเตือนดัวยวาจา โดยไม่ทำบันทึกการเตือน ,ตักเตือนด้วยวาจา โดยทำบันทึกการเตือน ,ตักเตือนเป็นหนังสือ ,ตักเตือน เป็นหนังสือครั้งสุดท้าย ,เลิกจ้างโดยไม่จ่ายเงินชดเชยใดๆ ทั้งสิ้น) ทั้งนี้มีผลตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป
จัดทำโดย....................................... อนุมัติโดย................................... (นางสาวกนกกานต์ พรหมสุวรรณ) (นายชัยภัทร เต็งอำนวย) แผนกแผนงานและควบคุมภายใน กรรมการผู้จัดการ
***SOP นี้ได้รับการอนุมติโดย คุณชัยภัทร เต็งอำนวย กรรมการผู้จัดการ ณ วันที่....01/07/09....

qrcode
Ouiheng QR Code